De gast van nu wil het liefst meteen zien of er een kampeerplek of accommodatie vrij is of niet. En dan helpt het als je als ondernemer die informatie automatisch kan bieden. Een reserveringssysteem biedt hiervoor een uitkomst. Maar hoe werkt zo'n systeem, wat zijn de voordelen en wat kost het ongeveer? Je leest het hieronder.
Een reserveringssysteem is een administratie systeem voor het beheer van boekingen voor je gehele bedrijf. Zowel geschikt voor kampeerplaatsen als voor verhuuraccommodaties. Aan de voorkant van je website kunnen gasten direct de beschikbaarheid zien en (eventueel) een boeking plaatsen. Aan de achterkant van je website beheer je (automatisch) boekingen en de administratie ervan.
Een reserveringssysteem biedt zowel gemak voor gasten als voor jezelf. Gasten zijn steeds ongeduldiger; willen direct zien wat er beschikbaar is en liefst nog dezelfde dag iets boeken. Voor jezelf wordt het beheer van boekingen vele malen makkelijker. Je laat snel en eenvoudig zien wat de beschikbaarheid is, past in een paar klikken prijzen aan als nodig en boekingen worden automatisch in je systeem geladen. Ook voorkom je onnodig veel telefoontjes en e-mails op de dagen dat je geen beschikbaarheid hebt. Een reserveringssysteem is ook te koppelen aan externe boekingsplatforms zoals Inhetgroen.nl, zodat ook daar je beschikbaarheid wordt getoond en optioneel boekbaar kan zijn.
Een reserveringssysteem is software die in de 'cloud' (op internet) of op je eigen PC/laptop geinstalleerd wordt en voor een deel wordt geintegreerd in je eigen website. Doordat het via internet is gekoppeld met de leverancier wordt het automstisch geupdate.
Aan de voorkant van je website wordt een venster geplaatst. Hiermee kunnen gasten zoeken op de beschikbaarheid van kampeerplaatsen en/of accommodaties en direct een aanvraag of zelfs boeking kunnen plaatsen (je hebt dit zelf in de hand).
De achterkant van het systeem bestaat uit een dashboard en een planbord met een kalender waarop je per (type) kampeerplaats/accommodatie de beschikbaarheid bijhoudt. Dit kan ook deels automatisch. Dus als er een boeking wordt geplaatst dat ook meteen de periode in je kalender wordt geblokt. Zo voorkom je dubbele boekingen. Ook kan je zelf handmatig boekingen in het systeem plaatsen (voor gasten die telefonisch of per e-mail een boeking willen plaatsen). Via het dashboard kan je ook de prijzen bijhouden (zowel voor je kampeerplaatsen/accomodaties als voor aanvullende zaken als toerismebelasting en extra onderdelen die geboekt kunnen worden). Tevens kunnen facturen automatisch worden aangemaakt en kan je een koppeling maken met je boekhoudsysteem.
Mer vrijwel elk systeem kan je op een eenvoudige manier (via een zogenaamde iCal-link) een koppeling maken met een boekingsplatform. Zo ook met Inhetgroen.nl. Hiermee kan je direct de beschikbaarheid van je camping of accommodatie laten zien op dat platform, of zelfs direct boekbaar te zijn. Heb je al een reserveringssysteem en wil je een koppeling maken met de In het Groen website? Lees dan in de handleiding hoe dat werkt.
Doordat een boeking nooit definitief is als je dat zelfs niet wil blijf je te allen tijde controle houden op boekingen. Je kan een systeem dus zo instellen dat je altijd nog een aanvraag handmatig moet goedkeuren voordat deze definitief wordt. Ook bepaal je zelf welke je informatie van een gast nodig hebt voor een boeking.
Dat is deels waar, maar deels ook niet. Een aanvraag of boeking via de website is natuurlijk wat onpersoonlijker dan dat dit telefonisch gebeurt. Tegelijkertijd scheelt het je ontzettend veel tijd, zo ook als je vol zit en gasten telefonisch moet afwijzen. Doordat je ook minder tijd nodig hebt om e-mails te beantwoorden heb je juist meer tijd voor je gasten (vooral in het hoogseizoen).
Doordat je automatische e-mails kan instellen kan je precies de informatie kwijt aan de gast die nodig is. Niet alleen een bevestiging van een boeking, maar bijvoorbeeld ook een e-mail vlak voor vertrek, met de route beschrijving. Of een e-mail na het verblijf met een dankwoord voor hun verblijf (en verzoek tot een beoordeling).
Dat was misschien tien jaar geleden nog zo. Inmiddels zijn er diverse betaalbare aanbieders op de markt, ook geschikt voor kleinschalige bedrijven. Natuurlijk ben je altijd wel een paar honderd Euro per jaar kwijt, maar tegelijkertijd bespaar je veel tijd doordat je minder e-mails hoeft te beantwoorden. Ook is de kans op meer omzet groter, doordat je sneller vindbaar en boekbaar bent.
Reserveringssystemen bieden doorgaans vele extra opties. Denk aan het invoeren van wisseldagen, kortingsperiodes, het aanmaken van extra artikelen (van een kinderstoel tot fietsverhuur) of een plattegrond met boekbare plaatsen. Zo kan je je systeem precies instellen zoals je het zelf wilt, geheel aangepast aan wat je bedrijf biedt.
Met de meeste reserveringssystemen kan je vrij eenvoudig koppelingen maken met externe boekingsplatforms. Zoals met de In het Groen website, of bijvoorbeeld voor je B&B met Bedandbreakfast.eu of voor je vakantiehuis met AirBnB. Je kan dan zelf bepalen of je alleen je beschikbaarheid wil aangeven of dat gasten ook direct bij je kunnen boeken.
Er zijn heel wat aanbieders op de markt. Er zijn veel overeenkomsten, maar ze hebben ook allemaal hun eigen specialismen. In die zin is het qua kosten wat lastig te vergelijken. Voor het gemak hebben we vanaf prijzen erbij staan, maar we raden je aan om contact op te nemen met een aanbieder voor een exacte offerte die geheel past bij je wensen. Met de genoemde verhuureenheden hieronder worden kampeerplaatsen of accommodaties bedoelt. Prijzen zijn exclusief BTW. Bij elke aanbieder staat waar ze zijn gevestigd, maar allen zijn actief in heel Nederland. Regelmatig organiseren aanbieders online presentaties. Een deel heeft ook salesmanagers actief, die graag langskomen voor een persoonlijke demonstratie.
In februari 2022 gaf Holiday Media aan Vekabo leden een online presentatie met uitleg over reserveringssystemen. Je kan deze hieronder terugkijken.
